EVVA AIRKEY
Doanh nghiệp và rủi ro mang tên "Chìa khóa cũ"
HỌC VIỆN EVVA - TRUNG TÂM KIẾN THỨC CHUYÊN NGÀNH KHÓA & KIỂM SOÁT RA VÀO
Chuyên Đề: EVVA AirKey
Nhân viên nghỉ việc.
Chìa khóa vẫn giữ!
Chìa khóa vẫn giữ!
Mỗi năm, hàng nghìn doanh nghiệp mất tài sản, rò rỉ dữ liệu vì một sơ suất nhỏ: quên thu hồi chìa khóa khi nhân viên rời đi.
01
Lỗ hổng an ninh phổ biến bị bỏ quên
05
Hậu quả nghiêm trọng nếu chủ quan
06
Bước xử lý chìa khóa khi nhân viên nghỉ
100%
Kiểm soát khi dùng hệ thống thông minh
Bạn có biết, một trong những lỗ hổng an ninh phổ biến nhất nhưng lại ít được doanh nghiệp chú ý chính là chìa khóa của nhân viên đã nghỉ việc? Trong quá trình vận hành, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống: nhân viên nghỉ việc đột ngột, chuyển công tác, hoặc bị sa thải nhưng vẫn đang giữ chìa khóa văn phòng, kho hàng, phòng server, tủ hồ sơ hoặc các khu vực quan trọng khác.
Nghe có vẻ là chuyện nhỏ, nhưng trên thực tế, đây chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các vụ mất mát tài sản, rò rỉ thông tin, thậm chí là xâm nhập trái phép sau khi nhân viên đã chấm dứt hợp đồng lao động. Vậy doanh nghiệp cần xử lý vấn đề này như thế nào để đảm bảo an toàn tuyệt đối?
Nghe có vẻ là chuyện nhỏ, nhưng trên thực tế, đây chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các vụ mất mát tài sản, rò rỉ thông tin, thậm chí là xâm nhập trái phép sau khi nhân viên đã chấm dứt hợp đồng lao động. Vậy doanh nghiệp cần xử lý vấn đề này như thế nào để đảm bảo an toàn tuyệt đối?
Vì sao nhân viên nghỉ việc vẫn còn giữ chìa khóa?
Phần lớn xuất phát từ quy trình lỏng lẻo, không phải từ ý định xấu — nhưng hậu quả thì như nhau.
Doanh nghiệp tập trung bàn giao công việc, thiết bị mà quên thu hồi chìa khóa các khu vực nhân viên từng được cấp quyền ra vào.
Nhân viên tự ý nghỉ việc, bỏ việc không bàn giao khiến doanh nghiệp không thể thu hồi chìa khóa đúng thời điểm.
Với các doanh nghiệp quản lý chìa khóa theo phương pháp thủ công (sổ sách, bảng treo), việc xác định chính xác nhân viên nào đang giữ chìa khóa khu vực nào là rất khó khăn, đặc biệt với doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều chi nhánh.
Đây là rủi ro nghiêm trọng nhất – nhân viên có thể đã âm thầm sao chép chìa khóa trước khi nghỉ việc mà doanh nghiệp không hề hay biết.
Nhiều doanh nghiệp cho rằng nhân viên nghỉ việc trong hòa bình thì không có gì đáng lo ngại, dẫn đến việc bỏ qua bước thu hồi và đổi khóa cần thiết.
Cái giá phải trả khi chủ quan
Việc chủ quan trong xử lý chìa khóa của nhân viên nghỉ việc có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp:
Mất mát tài sản, hàng hóa
Nhân viên cũ nắm rõ quy luật hoạt động, vị trí camera, giờ giấc ra vào của công ty. Nếu vẫn còn giữ chìa khóa, họ hoàn toàn có thể quay lại xâm nhập vào ban đêm hoặc ngoài giờ làm việc để lấy cắp tài sản, hàng hóa, thiết bị mà không để lại dấu vết đột nhập.
Rò rỉ thông tin, dữ liệu quan trọng
Đối với các phòng ban quan trọng như phòng kế toán, phòng server, phòng lưu trữ hồ sơ, việc nhân viên cũ còn giữ chìa khóa đồng nghĩa với việc họ có thể tiếp cận trái phép các tài liệu mật, dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính – gây thiệt hại nghiêm trọng về mặt pháp lý và uy tín doanh nghiệp.
Nguy cơ phá hoại vì mâu thuẫn
Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc không trong hòa bình (bị sa thải, có mâu thuẫn với công ty), nguy cơ họ lợi dụng chìa khóa còn giữ để thực hiện hành vi phá hoại tài sản, trả thù doanh nghiệp là hoàn toàn có thể xảy ra.
Khó quy trách nhiệm khi xảy ra sự cố
Khi không có hệ thống ghi nhận rõ ràng ai đang giữ chìa khóa nào, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc điều tra, xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm khi có sự cố mất mát hoặc xâm nhập xảy ra.
Ảnh hưởng đến bảo hiểm và pháp lý
Nhiều hợp đồng bảo hiểm tài sản doanh nghiệp yêu cầu chứng minh quy trình quản lý an ninh chặt chẽ. Nếu xảy ra sự cố liên quan đến chìa khóa chưa thu hồi, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình yêu cầu bồi thường bảo hiểm.
Ảnh hưởng uy tín
Sự cố an ninh lặp lại làm giảm niềm tin của khách hàng, đối tác và chính nhân viên đang làm việc.
6 bước xử lý chìa khóa khi nhân viên nghỉ việc
Để hạn chế tối đa rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng và áp dụng nghiêm ngặt quy trình xử lý chìa khóa khi nhân viên nghỉ việc theo các bước sau:
01
Đưa việc thu hồi chìa khóa vào quy trình nghỉ việc chính thức
Ngay từ khi xây dựng quy trình offboarding (quy trình nghỉ việc), doanh nghiệp cần đưa mục "thu hồi chìa khóa, thẻ từ, mã truy cập" thành một hạng mục bắt buộc, có chữ ký xác nhận của cả nhân viên và bộ phận quản lý liên quan.
02
Rà soát toàn bộ chìa khóa nhân viên nghỉ việc đang nắm giữ
Trước khi nhân viên chính thức rời khỏi công ty, bộ phận hành chính – nhân sự cần phối hợp với bộ phận an ninh để rà soát danh sách toàn bộ chìa khóa, thẻ từ mà nhân viên đó đang được cấp, bao gồm cả chìa khóa dự phòng nếu có.
03
Thu hồi và kiểm tra tình trạng chìa khóa
Tiến hành thu hồi trực tiếp chìa khóa từ nhân viên, đồng thời kiểm tra xem có dấu hiệu sao chép hoặc bất thường nào không. Đây là bước quan trọng để phát hiện sớm rủi ro tiềm ẩn.
04
Cân nhắc đổi khóa đối với khu vực trọng yếu
Đối với các khu vực quan trọng như phòng server, phòng kế toán, kho hàng giá trị cao, doanh nghiệp nên cân nhắc đổi khóa hoặc thay đổi mã truy cập ngay sau khi nhân viên nghỉ việc, đặc biệt trong trường hợp nghỉ việc không trong hòa bình.
05
Cập nhật hệ thống quản lý quyền truy cập
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ từ, vân tay, mã PIN, cần vô hiệu hóa ngay quyền truy cập của nhân viên đã nghỉ việc trên toàn bộ hệ thống.
06
Lưu trữ hồ sơ bàn giao đầy đủ
Toàn bộ quá trình thu hồi chìa khóa cần được lập biên bản, lưu trữ hồ sơ đầy đủ để làm căn cứ pháp lý trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc sự cố sau này.
Hệ thống quản lý chìa khóa thông minh
Quy trình thủ công dù chặt chẽ đến đâu vẫn tồn tại rủi ro do phụ thuộc vào con người. Đây là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào hệ thống quản lý chìa khóa thông minh (Key Management System) hoặc hệ thống chìa khóa và ổ khóa được số hóa, cho phép cấp phát, thu hồi và quản lý quyền ra vào thông qua một nền tảng quản trị trực tuyến (như EVVA AirKey) như một giải pháp xử lý tận gốc vấn đề.
Thay vì giao chìa khóa trực tiếp cho nhân viên giữ, toàn bộ chìa khóa của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ tập trung trong tủ khóa điện tử. Mỗi nhân viên được cấp quyền truy cập riêng thông qua vân tay, thẻ từ hoặc mã PIN cá nhân. Khi cần sử dụng, nhân viên xác thực danh tính để lấy chìa khóa, và phải trả lại đúng vị trí sau khi sử dụng xong.
Vô hiệu hóa tức thì
Ngay khi nhân viên nghỉ việc, quản trị viên chỉ cần vài thao tác trên phần mềm để xóa quyền truy cập của nhân viên đó khỏi hệ thống. Nhân viên sẽ không thể lấy được bất kỳ chìa khóa nào nữa, kể cả khi vẫn còn "nhớ" mã truy cập cũ.
Không còn chìa khóa "lọt" ra ngoài công ty
Vì chìa khóa luôn được lưu trữ, kiểm soát thời gian sử dụng và trả lại tủ khóa sau mỗi lần sử dụng, nhân viên không có cơ hội mang chìa khóa về nhà, sao chép hoặc thất lạc.
Truy xuất lịch sử sử dụng rõ ràng
Doanh nghiệp có thể kiểm tra chính xác nhân viên đó đã sử dụng chìa khóa nào, vào thời điểm nào trong suốt quá trình làm việc, hỗ trợ điều tra nhanh chóng nếu có sự cố xảy ra sau này.
Không cần đổi khóa vật lý
Vì chìa khóa được kiểm soát chặt chẽ, không có chìa "lọt" ra ngoài hoặc bi sao chép trái phép nên doanh nghiệp không cần phải thay các ổ khóa vật lý khi nhân viên nghỉ việc.
Phân quyền linh hoạt theo cấp bậc, phòng ban
Hệ thống cho phép cấp quyền truy cập khác nhau cho từng vị trí, phòng ban, đảm bảo nhân viên chỉ được tiếp cận đúng khu vực liên quan đến công việc của mình.
Báo cáo, cảnh báo tự động
Cảnh báo tức thời nếu chìa khóa không được trả đúng hạn, kèm báo cáo sử dụng theo ngày, tuần, tháng.
EVVA AirKey là hệ thống khóa điện tử và kiểm soát ra vào (access control) do EVVA Sicherheitstechnologie — một trong những nhà sản xuất khóa cơ khí hàng đầu của Áo — phát triển. Khác với các dòng khóa cơ truyền thống mà EVVA đã sản xuất từ nhiều thập kỷ, AirKey là bước chuyển mình sang thế giới số: toàn bộ hệ thống chìa khóa và ổ khóa được số hóa, cho phép cấp phát, thu hồi và quản lý quyền ra vào thông qua một nền tảng quản trị trực tuyến (online administration), mà không cần chạm tay vào bất kỳ ổ khóa vật lý nào.
Vô hiệu hóa tức thì
Ngay khi nhân viên nghỉ việc, quản trị viên chỉ cần 1 click trên phần mềm quản trị để xóa quyền truy cập của nhân viên đó khỏi hệ thống. Nhân viên sẽ không thể truy cập bằng bất kỳ "chìa khóa" nào nữa như: điện thoại, thẻ từ, key fob.
Không còn chìa khóa "lọt" ra ngoài công ty
Vì quyền truy cập được cấp phát theo chức năng, nhiệm vụ bởi quản trị viên trên hệ thống phần mềm quản trị. Ai được quyền mở cửa nào? vào lúc nào? đều được quy định rõ ràng, cụ thể. Và không dùng chìa vật lý nên tuyệt đối sẽ không có chìa khóa "lọt" ra ngoài công ty.
Truy xuất lịch sử sử dụng rõ ràng
Mọi thông tin về mỗi lượt ra vào như ai? mở đóng cánh cửa nào? vào lúc nào? đều được ghi nhận và đồng bộ về hệ thống trung tâm, giúp quản trị viên dễ dàng truy vết trong trường hợp cần điều tra sự cố an ninh, thất thoát tài sản hay tranh chấp.
Không cần đổi khóa vật lý
Khi có nhân viên nghỉ việc, quản trị viên chỉ cần xóa quyền truy cập thì nhân viên đó sẽ không thể ra vào nữa. Do đó, doanh nghiệp không cần thay đổi ổ khóa.
Phân quyền linh hoạt theo cấp bậc, phòng ban
Phần mềm quản trị cho phép cấp quyền truy cập khác nhau cho từng người, từng cánh cửa, từng thời điểm, đảm bảo nhân viên chỉ được tiếp cận đúng khu vực liên quan đến công việc của mình vào đúng thời điểm quy định.
Những lỗ hổng doanh nghiệp hay bỏ qua
Trong quá trình tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, có thể thấy một số sai lầm phổ biến khiến vấn đề chìa khóa nhân viên nghỉ việc trở nên nghiêm trọng hơn:
Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước thu hồi chìa khóa vì tin tưởng nhân viên cũ, dẫn đến lỗ hổng an ninh không đáng có.
Việc quản lý chìa khóa bị phân tán cho nhiều bộ phận khác nhau (lễ tân, bảo vệ, hành chính) mà không có đầu mối thống nhất khiến việc kiểm soát trở nên lỏng lẻo.
Nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ xử lý thu hồi chìa khóa sau vài ngày, thậm chí vài tuần kể từ khi nhân viên chính thức nghỉ việc, tạo khoảng trống an ninh nguy hiểm.
Không đưa điều khoản về trách nhiệm bàn giao chìa khóa, tài sản công ty vào hợp đồng lao động, gây khó khăn khi cần xử lý vi phạm.
Doanh nghiệp nên làm gì ngay hôm nay?
Đừng để một sơ suất nhỏ
trở thành lỗ hổng lớn.
Call - 0903 821 839